数字认证助力玛氏中国,以电子合同驱动人资数字化升级

访谈专家:玛氏中国 人事共享服务中心服务与运营高级经理 冯俊杰

公司及业务背景

玛氏公司是全球最大的食品生产商之一,在全球有约11万名同事,是全球糖果、宠物护理等行业的领导者,拥有众多世界知名品牌,包括了德芙、士力架、M&M’s、玛氏箭牌、脆香米、皇家、宝路、伟嘉等。玛氏中国成立于1989年,目前共约1万人,除了玛氏箭牌糖果、玛氏宠物护理、皇家宠物食品、玛氏食品等几大事业部外,玛氏全球共享服务中心的亚太中心总部也坐落在玛氏中国广州。

玛氏全球共享服务中心(Mars Global Services)成立于2010年,是玛氏公司的跨事业部中心组织,与玛氏企业各大事业部协同工作。玛氏全球共享服务中心采用共享服务中心的业务架构,为各业务单元提供业务流程设计、梳理及执行的一体化服务,业务范围包括数字化(Digital Technology)、人力资源、采购、分析、财务和实验室六个方向。目前在中国、美国、欧洲、俄罗斯等国家和地区都有设立。

在玛氏中国,人事共享服务中心被命名为MyP&O(People&Organization),这个团队成立于2016年,是玛氏全球第一个成立的人力资源共享服务中心,在玛氏内部一直作为标杆存在,这个团队不仅为中国、澳大利亚、新西兰三大区域提供日常的人力资源一站式服务,还承担着玛氏中国人力资源数字化转型与运营的任务,以及为玛氏全球人力资源共享服务开拓、测试创新项目的重要职责,电子签便是这些创新与探索的其中一项。

源于业务痛点:上线电子签的契机与目的

2018年下半年开始,玛氏中国内部进行了较大规模的组织架构调整,即玛氏巧克力事业部与箭牌合并后的组织整合。这涉及到企业内数千人的合同续签、新签,意味着要花费大量的人力、物力完成手工重复操作的文档工作,给当时的MyP&O项目组带来了极大的挑战,这便成为了上线电子签的重要契机点。在与全球总部进行了沟通并获得认可后,电子签的本地部署工作于2019年正式启动。

选择合作伙伴:供应商选择考量因素

对于玛氏中国而言,在选择电子签供应商时,会重点考量的因素主要有三点:

可靠度:即资金链是否较为稳定,是否可以提供持续、稳定的服务;

专业性:当企业在应用电子签遇到困难和问题时,是否有足够的能力帮助企业解决;

客户导向:即希望供应商能够站在业务的角度去设计相应的系统及功能,更好地和业务流程、需求进行结合。

联合法务、IT、财务、业务等多个部门,针对供应商的资质、技术水平、服务延续性等方面评估后,玛氏中国最终选择了数字认证作为合作伙伴。

疫情催生改变:电子签优化、推广与普及

促使用户体验的优化:电子签上线之初是一个独立的平台,疫情期间为了更好地提升各同事在使用电子签时的体验度,玛氏中国将入离职时会涉及到的各类合同文档、签署功能深度整合进小程序中,同事们可以在同一个小程序端完成签署,不需要再跳转至其它页面。端到端的全线上流程有效地优化了用户体验。

员工接受度更高:疫情期间,玛氏中国充分响应国家的抗疫政策,在企业内实行了居家办公的制度,复工初期也仍保持50%到岗率,在这样的情况下,原本需要盖章的纸质合同签订十分不便,尤其对于部分已经离职并且下一份工作马上要入职的同事而言,原本纸质的离职证明未必能及时到手,同事对于电子签的需求也更为迫切。

在这样的背景下,企业内大部分人事相关的合同与文档均尽可能地实现了电子化,同事在感受到线上化带来的便捷后,逐渐打消了对电子合同与文档的顾虑与不信任,接受度得到了进一步的提升。

应用面更广:电子签最初是在玛氏中国的人力资源部门进行应用的,在疫情期间为企业提升了效率,创造了诸多便利后也逐渐影响至其他诸如法律、财务部门,这些部门也陆续向人力资源部门提出需求,希望能够借助电子签平台获得更好的业务体验。电子签在企业内辐射的领域也变得更为广泛了。

有效落地实施:平衡“一致性与差异性”

玛氏中国与玛氏全球:在电子签上线初期,对于玛氏全球总部而言,合同的电子版扫描件在当地已被视为具有法律效力,而扫描件在中国本土并不具备法律效力。因此,所有的电子签文档并未同步至总部平台,双方的数据一致性、同步性存在一定提升的空间。随着双方不断地沟通与磨合,以及借助人事数据系统更新的契机,未来玛氏中国的电子签合同可以直接上传至全球统一的APP,免去手动上传的流程。

玛氏中国总部与国内各个地区:虽然玛氏在中国地区已经默认所有需要公司盖章或者同事签署的文档统一使用电子签出具文档,但是由于国内各个城市尤其是偏远地区对于电子签的认知度仍存在差异性,对于这样的差异玛氏充分尊重,所以同事若有需要可以在工单系统上提出需求,再出具一份纸质版的文件。

电子签的未来:在玛氏内,在市场中

仍待完善之处:虽然在企业内同事们已经对于电子签有了较高的接受度,但是在具体使用过程中人力资源部门仍会收到较多的咨询,如:是否可以重复使用?文档里有一个章的情况下是否还需要找公司再次盖章?因此未来关于电子签如何更好地使用可能还需要进一步做好宣传、培训工作;

玛氏作为一家快消品行业公司,有大量的下游经销商,他们对于电子签的认可和使用可能未必与玛氏同步,这会影响到玛氏和这些企业之间的对接,因此还有赖于市场对电子签认可度的不断提升;

玛氏内各个部门的业务流程均存在较大差异,当前在尝试广泛应用电子签时采用的方式仍是深度定制化的,若未来企业内多个部门均考虑长期应用电子签,则需要IT部门再去进行较为整体的规划,完善使用环境和架构。

电子签未来发展趋势:结合国家当前的政策导向,电子签在当下的接受度也会越来越高。从劳动力市场看来,电子签在未来也将持续成为热点。现在无论是用工模式还是工作模式都越来越灵活,企业和市场对于电子签的需求度也会更高。因此,电子签的趋势必然是不可逆的。随着越来越多的企业开始应用电子签,整个市场和行业也会积累更多经验,逐渐趋向成熟。

【数字认证】

领先的网络信任与数字安全服务提供商(股票代码:300579),电子认证/电子签名/电子合同领域的市场领导者,应用覆盖政务、卫生、金融、大型企业、电信、航空、公路交通等多个行业,为近千万企业用户和数亿个人用户提供具有法律效力的无纸化交付服务。

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