电子会计档案临在当下,企业如何落地应用?

面对数字时代财务工作的变革,企业“业财税金档一体化”,使业务发生、处理和归档管理的全过程在线化,因此会计档案工作是打通财税数字化的“最后一公里”。在资源共享理念的带动下,电子档案管理研究和实践的不断深入,使得电子会计档案进一步扩大了企业数字化的应用范围。

与此同时,档案电子化浪潮已席卷来临,为什么有如此多的企业使用电子会计档案?企业应如何拥抱政策和业务变革驱动的电子会计档案?TA仅仅是存档么?又有哪些惊艳的落地应用?

拥抱档案电子化变革,用友助力企业用数据重塑未来  2月3日,用友网络针对电子会计档案举行一场别开生面的专题直播活动。直播现场,用友税务云事业部咨询专家郑丹丹,用友税务云事业部高级方案咨询顾问蔡堃,用友税务云事业部高级方案咨询顾问张艳超,在用友税务管理业务总监、“互联网+财税联盟”副秘书长刘沛主持下,全方位解读电子档案新发展。

拥抱会计档案电子化变革的四驾马车

会计档案电子化工作从2013年起,由国家财政部、国家税务总局、国家档案局牵头,以电子发票报销入账归档试点的形式开启。随着电子发票,特别是去年专票电子化改革的落地,让会计档案电子化受到社会和企业的广泛关注。

直播当天,郑丹丹从宏观政策的外部推动到企业管理的内部需求两个层面介绍了档案电子化的发展历程。财政部、国家档案局于2020年3月、6月、11月连续发布了财会【2020】6号文、《关于电子会计凭证报销入账归档的通知》、《中华人民共和国档案法》、《电子档案单套管理一般要求(征求意见稿)》,明确了电子发票、行程单、银行回单等多种电子会计凭证可以仅以电子形式报销入账归档。尤其在2021年1月1日起施行的《档案法》中提出:“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规”、“电子档案与传统载体档案具有同等效力”等要求,为电子档案单套制管理提供了原则要求和法律支撑。

对企业而言,企业规模的扩张、并购重组、财务共享中心模式等业务形态,使得档案的管理是分散的、传统的,加之“电子专票”开启了无纸化时代及企业信息化系统的升级优化,都通过电子会计档案平台的建设实现了信息资源的最佳使用效益。 电子会计档案系统与业务系统连接的层面来说,新《办法》解释:通过计算机形成、传输和存储的会计档案是电子会计档案。因此电子会计档案对前端业务系统、财务核算系统的连接传输是符合《办法》定义的。用友已完成了上百个项目应用,100%通过系统连接,一键归档。一方面避免人为操作,减免数据丢失、损毁、篡改等失误;另一方面完全实现自动化应用、营运增效。

张艳超补充谈到,从国家全面推行专票电子化和无纸化进程的层面来说,电子会计档案在其中起到了关键节点和枢纽的作用 :企业在推行无纸化的过程中,业务系统包括:OA系统、资金系统、合同系统、共享系统、CRM系统、财务系统等的建设,主要解决了线上业务处理的问题,没有实质性地解决纸质文件存储的问题,最终是否能够实现无纸化,关键是看存档环节是否实现电子化和线上化。因此,业务系统的电子化和无纸化是前置条件,电子会计档案系统是完全实现无纸化进程的最后一公里。

蔡堃从用友会计档案为企业带来切身价值的角度谈到,回归到企业自身,“无纸化”为企业带来带来的最直接价值就是降本增效。传统纸质档案的归档问题在于纸质凭证输出耗材成本高、手工装册归档重复性工作量大、存储空间需求大、并且受限于纸质档案本身的特性,查询调研条件颗粒度粗糙,数据不能得到有效利用。近年来,用友电子会计档案服务上线的项目实际应用中,年凭证量十万级的企业每年可节省综合成本达百万级,而千万级年凭证量的集团型企业、大型企业每年节省综合成本达到数千万。 不论企业类型、不分行业领域,能够实现降本增效并将更多的资源投入到企业经营中,都是档案电子化的价值体现。

采、制、存、查全生命周期管理

不论从国家政策推动层面,还是企业内部管理需求、企业降本增效等层面,企业应用电子会计档案已成必然趋势。用友电子会计档案可以通过核算系统、报销系统、税务系统以及影像系统,完成企业电子会计档案的采集、制作、存储和查询。首先是通过接口或者其他方式,先把需要归档的数据采集过来;其次,按照归档的规则对需要归档的文件进行整理上架;然后,将档案资料存储于系统中,再加上一些流程管理及权限管理,保障整个资料的安全性;最后,形成完整的档案,方便内部及外部的利用。通过“采、制、存、查”四个要点步骤,实现档案的全生命周期管理,真正让档案成为企业可以用起来的数据。

拥抱档案电子化变革,用友助力企业用数据重塑未来  目前,用友电子会计档案已有众多头部企业客户,部分客户参与了财政部、国家档案局开展的电子会计档案试点,并成功通过了验收。2020年8月,用友被国家档案局列入《电子会计档案管理规范》的承担单位之一,也是参与修订的唯一一家民营企业,这充分证明了用友在电子会计档案管理领域的服务能力。

临在当下的电子会计档案

“临在当下”是禅宗里的一个关键概念,就是把全部注意力放在当下,而非放在对未来的憧憬和期待。不论是大型企业、中小型企业还是创业公司,毫无疑问都会面对数据化竞争的市场环境,数据不会打败你,而善用数据的竞争对手会打败你。数据从哪来?如何利用档案数据助力业务增长?这是用友在建设电子会计档案之初的最根本思考,致力于“让数据活起来”,档案信息不仅是静态资源与动态资源的集成,更是管理与服务的融合,从而产生协同合作的价值。

直播中郑丹丹介绍到:用友电子会计档案在领域中已处于绝对领先地位 ,从2016年起用友就开始了对电子会计档案产品的研发与建设,并且是按照国家档案局验收标准来建设的,截止目前已协助4家企业完成试点验收工作、已服务超过百家企业建设电子会计档案系统,这其中既有公有云部署、也有私有化部署方式,既有大型企业、也有中小型企业,所以用友有大量企业应用实践基础以及丰富的成功经验。

用友在专注电子会计档案的同时,还涉及电子税务档案、文书档案等领域。企业财税数智化转型一方面需要更精确的数据管理,同时也需要结合业务模式、商业模式等,来进行更加综合的管理和分析,才能提升档案数据的应用价值和效果。

企业的数智化转型不仅是工具和组织的转型,更是思维方式的转型。企业的决策是否足够数智化,是决定不同企业分处不同代际的标志,且一旦落败很难逆袭。用友电子会计档案以单套制为发展方向,历经5年的发展建设、应用实践,已完成多场景、全融合对接用友YonBIP、YonSuite、U8+、U8 cloud、NC、NC Cloud等产品,同时完全支持与异构系统连接。2021,数字时代已经到来,用友电子档案团队将继续不断探索、持续创新,为客户带来更多智能的、可视的体验,帮助企业降低经营成本、实现敏捷经营,助力企业商业创新!

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