人社部认可电子合同法律效力,企业需依规订立

7月1日,人力资源社会保障部办公厅发布《电子劳动合同订立指引》(以下简称“指引”)。指引由人力资源社会保障部办公厅根据《中华人民共和国劳动合同法》、《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国电子签名法》等法律法规组织编写,意在指导用人单位和劳动者依法规范订立电子劳动合同。

指引企业规范订立电子劳动合同

人社部规范电子劳动合同订立,对企业来说,有三个方面的指导价值。

其一,人社部本次发布的指引明确认可电子劳动合同,给企业法务部门吃了一颗定心丸。

之前有很多企业的HR被法务部门拒绝上线电子劳动合同的最大理由是“地方司法机构或地方人社部门未明确认可电子劳动合同”,指引第二条明确提出,依法订立的电子劳动合同具有法律效力,则直接打消了法务部门的顾虑。

其二,指引给企业HR部门推行电子劳动合同的流程方法作出了详细指导。

指引在“电子合同的订立”一章中基本完整描述了电子劳动合同签订的步骤,因此企业要确保电子劳动合同签署需要完全满足这些步骤。确保签订前有告知;签订中需要使用电子认证服务机构颁发的数字证书和密钥,确保身份识别,反映真实意愿,包含时间戳;签订后有通知,避免篡改。

另外指引还提到,用人单位需要告知劳动者电子合同下载途径,劳动者如需要电子劳动合同纸质文本,用人单位要至少免费提供一份,并通过盖章等方式证明与数据电文原件一致。

图片来自上上签电子签约,劳动者签署后即可下载电子合同,方便保存和打印。

其三,指引对电子劳动合同订立平台的服务能力、信息安全保护做了相关约束,帮助企业合理筛选供应商。

据指引,电子劳动合同订立平台需确保电子劳动合同信息的订立、生成、传递、储存等符合法律法规规定,满足真实、完整、准确、不可篡改和可追溯等要求;平台需要留存订立和管理电子劳动合同全过程证据,为用人单位、劳动者以及法律法规授权机构查询和提取电子数据提供便利;平台不得非法收集、使用、加工、传输、提供、公开电子劳动合同信息。

国内电子签约行业也有优秀的电子签约厂商,如行业领跑者上上签电子签约。经过长时间的积累和实践,上上签电子签约在数据安全领域已经具备相应技术、标准、措施、认证来确保数据安全,今年上上签电子签约也入选全国信息安全标委会成员单位,结合技术优势以及丰富的实践经验,提升电子签约行业安全标准。

 

电子劳动合同广泛应用

2020年3月4日,人社部发布《人力资源社会保障部办公厅关于订立电子劳动合同有关问题的函》规定:“用人单位与劳动者协商一致,可以采用电子形式订立书面劳动合同。”这是人社部首次提出用人单位采用电子形式订立劳动合同。时隔一年人社部后又发布更加详尽的操作指引,侧面说明了电子劳动合同已被广泛接受并使用的事实。

电子劳动合同无论是签署还是管理,相较于纸质合同都更加便捷高效,特别是有助于集团企业人力资源管理升级,因此受到众多行业的头部企业的青睐。

拿世茂集团来说,世茂集团HRSSC(人力资源共享服务中心)2019年就已经引入上上签电子签约云平台。截止2020年5月,世茂地产和世茂物业的人力资源场景电子合同用量已超过7万多份。通过线上签约管理,不仅提升了签约效率,线上归档与实时调取让合同管理也更加智能。

在行业头部企业的推动下,劳动者和企业间,无论是直接签署,还是通过第三方人力资源服务机构签署,又或者是以灵活就业方式签署,都可以签订电子劳动合同。据了解,通用电气、海尔、百事、上海医药、星巴克、中建等世界500强企业,外企德科、FESCO、万宝盛华、中智等国内外知名人力资源服务机构都已经引入电子签约科技,完成从纸质劳动合同到电子劳动合同的转变。

电子劳动合同将逐渐成为企业与劳动者签署合同的标配。

电子签约平台的增长数据也说明了这一点。据上上签电子签约2021年中报告数据显示,截至2021年6月底,平台企业客户数突破一千万家,个人用户数超过3亿人。企业与劳动者通过电子签约平台签署劳动合同、保密协议、收入证明、离职证明等电子文件,实现员工入转调离全流程线上管理。

专家认为,指引为企业和劳动者订立电子劳动合同提供了有力的指导,也将加速电子劳动合同在人力资源领域的全面开花结果。

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